Wat kost printermanagement voor een bedrijf?

De kosten van printmanagement liggen gemiddeld tussen de €75 en €250 per maand, afhankelijk van het aantal medewerkers, het printvolume en het type printers.

Maar belangrijker dan de prijs is de vraag: Wat kost géén printmanagement je eigenlijk?

Veel bedrijven denken dat printmanagement een extra kostenpost is. In werkelijkheid vervangt het losse uitgaven aan printers, toner, reparaties, IT-ondersteuning en tijdverlies en maakt het die kosten voorspelbaar.

Wat betaal je bij printmanagement?

Bij professioneel printmanagement betaal je meestal een vast maandbedrag. Dat bedrag is gebaseerd op:

• Het aantal apparaten
• Het gemiddelde printvolume
• Zwart-wit versus kleurgebruik
• Service- en responstijd
• Monitoring en preventief onderhoud

Wat zit er meestal inbegrepen?

• Levering van printers of multifunctionals
• Automatische tonerlevering
• Onderhoud en onderdelen
• Reparaties
• Monitoring op afstand
• Vast aanspreekpunt

Dat betekent: geen losse facturen meer voor toner, geen verrassingen bij storingen en geen discussie over onderdelen.

Rekenvoorbeeld: MKB met 25 medewerkers

Een bedrijf met 25 medewerkers print gemiddeld 3.000 pagina’s per maand.

Zonder printmanagement

• 5 losse printers
• Geen onderhoudscontract
• 3 storingen per jaar
• Losse tonerbestellingen
• IT-tijd bij problemen

Meer inzicht in losse kosten? Lees ook: Wat kost een printer per maand?

Met printmanagement

• 2 centrale multifunctionals
• Vast maandbedrag
• Automatische tonerlevering
• Inclusief onderhoud en service

Gemiddelde maandkosten: €150 – €190 per maand

Dat is niet alleen voordeliger, maar vooral voorspelbaar.

De verborgen kosten die vaak worden vergeten

Veel ondernemers kijken alleen naar de aanschaf of leaseprijs. Maar printkosten bestaan uit meer dan dat.

• Tijdverlies bij storingen
• IT-ondersteuning
• Frustratie bij medewerkers
• Energieverbruik
• Inefficiënte printerverdeling

Heb je regelmatig storingen? Bekijk ook onze printer reparatie service.

Of lees wanneer repareren nog verstandig is: Printer repareren of vervangen?

Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) bedragen de gemiddelde loonkosten per gewerkt uur in Nederland €42.

Als 10 medewerkers elk 20 minuten stilstaan door een printerstoring, kost dat al snel meer dan €125 aan indirecte kosten.

Wanneer is printmanagement financieel interessant?

Printmanagement is vooral interessant wanneer:

• Je meerdere printers gebruikt
• Je jaarlijks meerdere storingen hebt
• Je geen overzicht hebt van printkosten
• Toner handmatig wordt besteld
• IT tijd kwijt is aan printerproblemen

Bij kleine kantoren (5–10 medewerkers) beginnen de kosten vaak rond €75 per maand. Voor MKB-bedrijven (20–50 medewerkers) ligt dit meestal tussen €120 en €250 per maand.

Wat bepaalt de prijs van printmanagement?

• Printvolume
• Kleurgebruik
• Aantal apparaten
• Service-niveau
• Contractduur

Een transparante kostenstructuur voorkomt verrassingen. Daarom wordt bij Printerservice altijd eerst een analyse gemaakt van het huidige printgedrag.

Wil je eerst weten wat optimalisatie inhoudt? Bekijk dan ook onze uitleg over hoe printmanagement werkt.

“Veel bedrijven denken dat printmanagement duurder is dan losse printers. In de praktijk zien we vaak het tegenovergestelde. Zodra je alle kosten meeneemt — inclusief stilstand en tijdverlies — blijkt een vast maandbedrag juist rust en besparing te geven.” - Martin Kroonen, eigenaar van Printerservice

Wat levert printmanagement concreet op?

• Minder storingen
• Lagere totale printkosten
• Vaste maandlasten
• Geen onverwachte reparatiefacturen
• Minder IT-belasting
• Duurzamere printomgeving

Het gaat dus niet alleen om kosten, maar ook om grip en continuïteit.

Wat kost printmanagement samengevat?

• Klein kantoor: €75 – €125 per maand
• MKB: €120 – €250 per maand
• Grotere organisaties: maatwerk

De echte vraag is niet: “Wat kost printmanagement?”

De echte vraag is: “Wat kost het als je géén grip hebt op je printomgeving?”