Wat kost een printer per maand voor een kantoor?

12 februari 2026

De maandelijkse kosten van een zakelijke printer liggen gemiddeld tussen de €40 en €250 per maand. Maar wat veel ondernemers niet weten: de échte kosten zitten vaak niet in de aanschaf, maar in storingen, verbruik en tijdverlies.

Stel je voor: je printer valt uit. Medewerkers wachten. De IT’er wordt gebeld. Weer een reparatie van €200. Dat zijn verborgen kosten die zelden worden meegerekend — maar die je maandbedrag wél bepalen.

Voor kleine kantoren (5–10 medewerkers) liggen de kosten meestal rond €40–€75 per maand. Voor middelgrote bedrijven (20–50 medewerkers) loopt dit vaak op tot €120–€250 per maand.

Wat bepaalt de maandelijkse printerkosten?

1. Aanschaf of lease

Een zakelijke printer kost gemiddeld €800 tot €3.500.

Koop je een printer van €1.500 en schrijf je deze af over 5 jaar? Dan betaal je ongeveer €25 per maand aan afschrijving.
Lease je een printer inclusief onderhoud? Dan betaal je meestal tussen de €75 en €200 per maand.

Lees ook: Printer kopen of leasen?

2. Toner- en verbruikskosten

Gemiddelde kosten per pagina:

Zwart-wit: €0,01 – €0,03
Kleur: €0,05 – €0,15

Voorbeeld:
25 medewerkers printen samen 3.000 pagina’s per maand.
Gemiddelde mixprijs: €0,04 per pagina.
Dat betekent €120 per maand aan verbruik.

Meer weten over onderhoud en levensduur? Bekijk ook onze pagina over printeronderdelen.

3. Onderhoud en reparaties

Een printerreparatie kost gemiddeld €100 tot €300 per storing.

“Veel bedrijven denken dat één reparatie voldoende is. Maar als één onderdeel slijt, volgen andere vaak snel. Dan wordt het een bodemloze put.” – Martin Korporaal, printerexpert bij Printerservice

Lees hier wanneer repareren slim is en wanneer vervangen beter is: Printer repareren of vervangen?

Heb je op dit moment een storing? Bekijk ook: Printer storing oplossen.

Rekenvoorbeeld: wat kost een printer voor 20–30 medewerkers?

Laten we het concreet maken.

3.000 prints per maand
Lease €130 per maand
Inclusief onderhoud en service
Automatische tonerlevering

Totale maandkosten: €130 – €160.

Vergelijk dit met een koopprinter zonder contract. Eén storing per jaar van €250 verhoogt je maandkosten direct met ruim €20 extra.

Kostenpost	Bedrag
Lease	€130
Verbruik	€120
1 storing/jaar	+ €20 p/m
Productiviteitsverlies	+ €10 p/m
Werkelijke kosten	€280+

Wil je voorspelbare kosten of verrassingen?

Verborgen kosten die vaak over het hoofd worden gezien

Tijdverlies bij storingen
IT-ondersteuning
Medewerkerfrustratie
Verouderde techniek
Hoger energieverbruik
Meerdere losse printers in plaats van één efficiënte oplossing

Wat kost stilstand van 10 medewerkers eigenlijk?

Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) bedroegen de gemiddelde loonkosten per gewerkt uur in Nederland €42 in 2023 ( bron: CBS, De arbeidsmarkt in cijfers 2023).

Stel dat 10 medewerkers elk 20 minuten niet kunnen printen door een storing. Dat is samen ruim 3 uur productiviteitsverlies. Bij €42 per uur betekent dat al snel meer dan €125 aan indirecte kosten — voor één storing.

En dan hebben we het nog niet over frustratie, vertraging in offertes of uitgestelde facturatie. Wil je structureel inzicht in jouw printkosten én voorkomen dat stilstand ongemerkt geld kost? Bekijk dan onze oplossing voor printmanagement.

Wat is goedkoper: repareren of vervangen?

Repareren is verstandig wanneer:

De printer jonger is dan 5 jaar
De reparatie minder kost dan 50% van de nieuwprijs
Er geen structurele storingen zijn

Vervangen is slimmer wanneer:

De printer ouder is dan 7 jaar
Er meerdere storingen per jaar optreden
Onderdelen bijna versleten zijn

Bekijk ook onze printer reparatie service voor een snelle diagnose.

Wat kost een printer per maand samengevat?

Klein kantoor (5–10 medewerkers): €40 – €75
MKB (20–50 medewerkers): €120 – €250
Grotere organisaties: €250+

De belangrijkste vraag is niet wat een printer kost.
De belangrijkste vraag is: wat kost een verkeerde keuze?

Veelgestelde vragen

Wat kost een printer per maand voor 10 medewerkers?

Gemiddeld €60 tot €120 per maand, afhankelijk van printvolume en onderhoudsafspraken.

Is leasen goedkoper dan kopen?

Bij hogere printvolumes en behoefte aan service is lease vaak voordeliger door voorspelbare maandkosten.

Hoe lang gaat een zakelijke printer mee?

Gemiddeld 5 tot 7 jaar. Met goed onderhoud kan dit langer zijn. Bekijk ook onze printer onderhoud tips.

Wanneer wordt repareren te duur?

Wanneer de reparatie meer dan 50% van de nieuwprijs bedraagt of wanneer meerdere storingen per jaar optreden.

Over de auteur

Martin Kroonen is eigenaar van Printerservice en specialist in zakelijke printoplossingen, printeronderhoud en kostenoptimalisatie voor MKB-bedrijven.

Met jarenlange praktijkervaring adviseert hij dagelijks organisaties over de juiste keuze tussen kopen, leasen, repareren of vervangen. Zijn aanpak is altijd gericht op één vraag: wat is op de lange termijn de meest verstandige én kostenefficiënte oplossing?

Heb je een vraag over jouw printersituatie? Dan helpt Martin je graag persoonlijk verder.